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5 motivos para ter um escritório automatizado

Luiz Fernando Gama de MedeirosArtigos, Gestão Empresarial e Empreendedorismo Avançado12 jul, 2017 13:37
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Confira estas dicas para ter uma gestão muito mais eficaz do seu escritório de advocacia e otimizar o seu trabalho!

escritorio automatizado
Confira 5 motivos para ter um escritório automatizado!

Um escritório automatizado traz muitos benefícios. Entre eles está o mais importante: a economia de tempo. Com ela, há mais tempo para tarefas que demandam mais atenção e estudos.

Hoje em dia, a maioria dos processos de diversas áreas são automatizados. Em um escritório de advocacia, não é diferente! Mesmo sendo uma área que lida muito com pessoas, o restante do trabalho pode e deve ser realizado com a ajuda da tecnologia.

Você já parou para pensar como é a rotina do seu escritório? A sua equipe rende tanto quanto poderia? E seus clientes? Eles têm acesso a um atendimento ágil e ficam satisfeitos com o serviço prestado?

Se a maioria das suas respostas foi não, então está na hora de dar mais atenção ao seu escritório e começar a automatizar processos.

Confira abaixo, 5 motivos para automatizar os processos do seu escritório de advocacia!

1 – Mais agilidade

Com um escritório automatizado, o acesso rápido a processos se torna uma tarefa muito mais simples. Por isso, utilizar softwares de gestão e aplicativos, vai ajudar você a agilizar uma série de atividades que os funcionários do escritório fazem no dia-a-dia.

Através de uma gestão de processos mais eficiente com a ajuda da automatização, o contato com clientes será facilitado, além de facilitar também o gerenciamento das agendas,  o armazenamento de arquivos e até as cobranças feitas pelo escritório.

2 – Acesso rápido a processos

As tarefas manuais, como a procura por processos, por exemplo, podem ser feitas com o uso de novas tecnologias, que proporcionam maior agilidade ao advogado.

Assim, uma pasta de arquivos pode ser facilmente acessada, basta uma busca rápida no computador.

3 – Aproveitamento do tempo pelos colaboradores

A agilidade dos processos de rotina do escritório é essencial para um bom rendimento da equipe e, consequentemente, do escritório com um todo.

Dessa forma, advogados, secretárias, estagiários e demais funcionários, não vão precisar mais perder tempo com tarefas que podem ser automatizadas. Eles vão utilizar esse tempo para fazer outras tarefas mais produtivas ou que demandam mais tempo e concentração.

4 – Qualidade no atendimento

Outra vantagem de se trabalhar em um escritório automatizado, além do ganho de produtividade, é que o advogado poderá atender melhor os seus clientes.

Ficará muito mais fácil acessar relatórios relacionados a cada caso, em pouco tempo. Também é possível programar lembretes para não esquecer reuniões agendadas, por exemplo.

Um escritório automatizado tem como característica a produtividade, refletindo na melhoria do atendimento e na agilidade das respostas.

5 – Acesso a dados de qualquer lugar

Arquivos armazenados em nuvem podem ser acessados em qualquer lugar, de forma ágil e segura. Isso garante que não será preciso adiar reuniões ou negociações por falta de algum dado ou documento.

Essa é mais uma vantagem que o escritório de advocacia possui quando passa a automatizar processos!

O que não deve ser automatizado

Por melhor que seja a tecnologia, ela não substitui completamente as habilidades humanas. Portanto, algumas coisas não podem ser automatizadas, como:

  • O relacionamento: profissionais diferenciados procuram conversar com os outros colaboradores do escritório, estimulando a empatia entre a equipe. A mesma coisa deve ser feita com os clientes;
  • A dedicação: o advogado deve manter-se atualizado com as legislações, que vivem sofrendo alterações. Lembre-se que nenhuma máquina pode fazer isso!
  • O planejamento: ele é necessário, mesmo que as ferramentas de automação ajudem. Portanto, é preciso fazer previsões, estabelecer indicadores de desempenho, metas financeiras e estratégias de marketing jurídico;
  • O feedback: evite documentos padrões de feedback aos colaboradores. Isso também vale para clientes. Ou seja, não trate ambos como números.

Esperamos que esse conteúdo seja útil para você e o seu negócio!

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