Investir no GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos aumenta a produtividade, reduz custos e ajuda a preservar o meio ambiente.

A solução do GED trará mais eficieência e sustentabilidade para a sua empresa

Entre as atividades mais promissoras para 2017, em termos de organização, está a opção por produtos e serviços que permitam aumentar a eficiência produtiva e economizar recursos.

Essa escolha já chegou para quem adotou o Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED na sua empresa.

A solução reúne ao mesmo tempo: um método, um sistema e uma tecnologia para a conversão e processamento de documentos como informação eletrônica digital.

Considerando que você já sabe o que é o GED e o que ele pode oferecer à sua organização, então agora você precisa conhecer as 5 vantagens incorporadas pela solução do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

E aproveite para conhecer as ações que levam o Gerenciamento Eletrônico de Documentos a reduzir em até 47% os custos do seu negócio.

Espaço físico

Com a chegada da tecnologia e a entrada na era digital, a insegurança foi uma inimiga.

As empresas reuniam os arquivos como textos e planilhas, produzidos em um computador, e geraram uma cópia impressa a fim de “assegurar” sua perenidade.

Hoje, num movimento inverso, as empresas sabem o quanto um arquivo digital é garantido.

Permitindo eliminar com segurança muitos documentos físicos.

Atualmente, com a possibilidade de fazer uso da autenticação digital, com a implantação do GED, sua empresa economizará.

E portanto, uma vez que o espaço físico utilizado antes para o uso dos arquivos em papel será mais bem aproveitado e destinado às atividades principais da empresa.

Pessoal

Contratar pessoal dedicado a realizar o arquivamento e gerir o acesso aos documentos confidenciais mão será mais necessário com o GED.

Sua empresa conhecerá a eficiência do sistema sem que precise contratar ou destinar alguém da equipe para fazer o serviço.

Tempo

Com mais tempo, os documentos necessários as tarefas dos colaboradores serão encontrados com facilidade.

Isso trará mais foco em suas tarefas. .

E mais, suas atividades terão uma qualidade superior.

Custo do papel

Reduzindo o custo do papel através da mudança para arquivos digitais pode representar uma economia substancial no seu negócio.

De acordo com o RegisteredRep.com, as empresas com faturamento anual entre R$ 700 mil e R$ 1,5 milhão podem economizar até R$ 60mil/ano.

Através da utilização do GED, essa redução pode criar um “efeito cascata” sobre a lucratividade de toda a empresa.

Lembrando que uma organização sustentável é uma empresa amiga do ambiente.

Estatísticas de redução de custo com o GED

Algumas estatísticas reforçam os prejuízos das empresas que não possuem um Gerenciamento Eletrônico de Conteúdo.

O IDC, consultoria especializada em inteligência de mercado e tecnologia da informação, apontou dados interessantes sobre desperdício de recursos.

Conheça:

Arquivos importantes são copiados, em média, 19 vezes;
R$ 500 é o valor médio gasto por documento perdido em uma empresa;
Nos Estados Unidos, os escritórios criam diariamente 600 bilhões de páginas de relatórios de computador e 234 milhões de fotocópias;
No mundo, os escritórios imprimem aproximadamente 1 bilhão de páginas de papel por dia;
Em média, um empresário gasta 1 mês por ano procurando documentos;
Desde o final da década de 90, o número de documentos impressos, ultrapassou o número de cópias feitas.

Esse dado aumentou a ineficiência de gestão de documentos.

Ambiente de impressão x Ambiente de Gestão de Documentos

Com o GED essa imagem será coisa do passado

Os usos de papel nos ambientes em que o GED ainda não chegou, apontam números e estatísticas reveladoras para a economia das empresas.

Muitos estudos apontam que o ambiente de impressão é o local onde o desperdício e o prejuízo se encontram.

Saiba:

90% dos registros corporativos existem somente no papel;

Em média, 22% dos documentos impressos nunca são usados;

E 34% são utilizados por menos de 5 minutos, resultando em 21% do papel adquirido pelas empresas desperdiçado;

7,5% de todos os documentos são perdidos;

3% dos 92,5% restantes dos documentos não são armazenados;

80% dos documentos da empresa estão armazenados em discos rígidos locais, e, portanto, ficam inacessíveis a toda a organização, a menos que sejam impressos e distribuídos fisicamente;

90% de todas as páginas tratadas cada dia no escritório médio são meramente embaralhadas um documento é copiado 19 vezes, em média.

Com relação ao ambiente de gestão de documentos

Agora conheça as vantagens de contratar a solução do GED na sua empresa e reduzir seus custos em 48%

Utilizando resolução padrão pode-se armazenar 20.000 páginas por gigabyte de espaço em disco rígido;

Isso equivale a cerca de R$ 400,00 de papel impresso, ou cerca R$ 0,02, por folha;

Entretanto, um gigabyte de espaço em disco rígido custa atualmente cerca de R$ 3,00;

Funcionários gastam 40 a 60% do seu tempo em processamento de papel,;

Sendo que 50% desse tempo é gasto procurando a informação desejada;

Somente 5 a 15% é gasto realmente para leitura

Um estudo da PriceWaterhouse simulou uma busca de 20 documentos em 20.000 arquivados.

Após 67 horas de buscas, um funcionário encontrou 15 dos documentos solicitados.

Um sistema de indexação de documentos digitalizados encontrou todos os 20 documentos em menos de 3 segundos.

Quanto às organizações os estudos revelaram que o GED é a solução

As corporações gastam de 3% a 10% do seu orçamento com impressões, com tendência de alta;

40% dos chamados técnicos são referentes ao ambiente de impressão;

A equipe de TI gasta em média até 15% do seu tempo em questões relacionadas com a impressão;

99% das empresas concordam que o gerenciamento de documentos é crucial para a produtividade;

Menos de 30% revelam ter examinado o seu processo de impressão e gestão de documentos.

Em outras palavras, as corporações se esforçam cada vez mais para identificar a eficiência dos seus gastos.

Por isso, investir na gestão eletrônica de documentos aumenta a produtividade, reduz custos e ajuda a preservar o meio ambiente.

Então, minimize custos e maximize eficiência. Seus custos podem ser reduzidos de forma inimaginável.

As estatísticas estão aí.Contrate uma solução GED para o seu negócio.

Conheça mais sobre a solução GED no nosso artigo.

* As estatísticas e estudos trazidos no artigo foram obtido pelas seguintes fontes: The International Data Corporation, DataPro, Coopers & Lybrand, PC Magazine, AIIM, Fortune Magazine, Imaging Product News Magazine, Ernst & Young, and Imaging Magazine.