Já pensou em eliminar de vez os gastos com documentos físicos, através da Gestão de Processos e uma Automação de documentos mais eficiente? Confira em nosso artigo.

Se você tem uma empresa ou a empresa em que trabalha gera pilhas e pilhas de documentos físicos, sabe o quanto isso é ruim para uma Gestão de Processos mais eficaz. Nessas horas, um bom planejamento e o uso de ferramentas de Automatização, se faz necessário.

Imagine ter que interromper uma tarefa para procurar um documento em um enorme arquivo. Sem falar que, após isso, você precisa fazer cópias e enviar por malote. A partir daí vira uma enxurrada de papéis, que não acaba mais.

É um desperdício de tempo e de dinheiro, não é mesmo? Além disso, o armazenamento de documentos físicos resulta na demora dos processos da empresa e gera ocupação de espaço para guarda dos mesmos.

Também há a perda de tempo dos funcionários dos departamentos para realizar tarefas de guarda e recuperação de documentos no arquivo, e há um conhecimento da localização dos documentos limitado apenas às pessoas que manuseiam o arquivo.

Aproveitando esse assunto, confira neste artigo como a Gestão de Processos de uma empresa pode melhorar consideravelmente, com a Automação de documentos, através de duas tecnologias inovadoras.

Por que a Gestão de Processos é tão importante

Um Gestão de Processos eficiente faz qualquer empresa se destacar de suas concorrentes. Através dela, as operações em todos os setores ficam padronizadas, e todos os envolvidos participam (independente do nível hierárquico). Isso promove o comprometimento de todos com a qualidade dos processos internos e externos da empresa.

A Gestão de Processos é fundamental, pois permite:

• Concentrar o foco no que realmente interessa: o trabalho;
• Implementar uma consistente estratégia organizacional;
• Conferir simplicidade, agilidade às atividades e flexibilidade organizacional;
• Facilitar a gestão através de indicadores de desempenho;
• Instrumentalizar a aplicação de abordagens inovadoras;
• Facilitar a gestão do conhecimento organizacional e a gestão de competências.

Hoje em dia, as informações da sua empresa devem estar indexadas de forma eficiente e facilmente acessíveis. Com a modernização dos sistemas, é possível mapear e automatizar todos os processos.

Outro ponto é que, com a eficiência da Gestão de Processos e o diálogo aberto entre as diferentes áreas da empresa, o funcionário conseguirá interagir diretamente com o cliente final e vai saber solucionar os desafios apresentados por ele.

A Automatização de documentos é necessária

Cada vez mais empresas estão optando por soluções para substituir a consulta e o manuseio do documento em papel, pelo documento digital. Arquivar, organizar e gerir de forma sustentável e ágil os documentos ligados aos processos das empresas, sempre foi um grande desafio.

A eficiência da empresa está diretamente ligada à qualidade com que seus processos são desenvolvidos, gerando valor para o negócio. Por isso, cada vez mais tecnologias vêm surgindo para ajudar a simplificar, de forma qualificada, a Gestão de Processos das empresas.

É aí que entram as tecnologias ECM e BPM. Veja a seguir como ambas podem facilitar a Gestão de Processos do seu negócio.

Enterprise Content Management (ECM)

Também conhecida como Gestão de Conteúdo Empresarial, a tecnologia ECM (Enterprise Content Management), é capaz de reduzir em até 70% os custos das empresas com espaço físico, cópias, impressões, documentos redundantes, espaços de armazenamento na rede, tempo de busca e recuperação de documentos.

Como especificamos em um artigo já publicado por nós, uma boa ferramenta de ECM deve promover a integração entre clientes e fornecedores através de processos automatizados, digitais e, principalmente, que ofereçam acessibilidade através de qualquer dispositivo mobile.

O uso dessa tecnologia oferece uma organização sistematizada e 100% digital de documentos, tornando a Gestão de Processos mais eficiente.

De acordo com o site da Oracle, o ECM permite:

• Eliminação do trabalho e dos controles associados à solicitação, envio/recebimento e devolução dos documentos em papel (malote, expedição, fax, cópias, distribuição, protocolo);
• Consulta online às pastas/documentos digitais na tela do micro;
• Liberação de espaço físico nos departamentos, pois os documentos poderão ser enviados para um Arquivo/CEDOC, uma vez que sua consulta estará disponível online, a qualquer instante, através do próprio pc do usuário;
• Consultas simultâneas ao mesmo documento;
• Aumento do controle da documentação;
• Substituição do malote tradicional pelo malote digital;
• Consulta aos documentos na intranet/internet.

Business Process Management (BPM)

As ferramentas de ECM devem estar aliadas às de BPM (Business Process Management), ou Gerenciamento de Processos de Negócio, para que a empresa se torne mais produtiva e eficiente.

O BPM tem como intuito trazer à tona informações pertinentes de como os processos são executados, para que melhorias possam ser realizadas e para que os processos possam ser gerenciados. Isso possibilita uma melhor tomada de decisões e ampla visão do negócio.

Entre as vantagens do BPM para as empresas, estão: maior controle administrativo; aumento da produtividade; redução de até 80% os gastos das empresas com implantação de processos; transparência nas etapas dos processos; automação de processos e geração de evidências; e segurança na troca de informações.

Tecnologias já estão ao alcance

Como vimos, os softwares ECM e BPM se tornaram facilitadores indispensáveis para qualquer empreendedor que deseja eliminar custos com documentos físicos.

Atualmente, as empresas produzem cada vez mais e um volume maior de documentos, em sua maioria, impressos em papel. Por isso, elas precisam aderir a essa transformação digital para não ficarem para trás.

No Brasil, a empresa Malb Projetos é a única que oferece tecnologia ECM e BPM com qualidade comprovada. A Malb enfatiza que “os micro e pequenos empresários que não estiverem preparados para adotar esses sistemas de transição digital, serão varridos do mercado nos próximos dois anos”.

Seu principal software, o CloudDoc, possui mais de 2 milhões de usuários. A plataforma de Gestão de Processos e Conteúdo, é a maior e mais completa disponível no mercado.

O CloudDoc utiliza uma tecnologia 100% web e um design totalmente responsivo. A plataforma é bastante amigável e possui o melhor custo benefício do mercado.

Em resumo, as tecnologias ECM e BPM transformam a Gestão de Processos e a Automação de documentos das empresas, de forma rápida e simplificada.

Aproveite para conferir também o nosso artigo sobre Quais Documentos a Assinatura Digital e o Certificado Digital eliminam com Segurança.

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