O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) combina o armazenamento e a recuperação de imagens e textos, tornando a sua manipulação mais eficiente, rápida e segura. Conheça sua importância

 

Vamos pensar numa empresa que ainda contrata funcionário especialmente para separar os papéis por datas, temas e clientes do seu negócio?

Com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos você terá uma indexação e classificação automática.

Ou pensemos naquela empresa que até hoje destina alguém da equipe para ser o digitador que retira informações de papéis.

Através do GED você encontra o arquivo por meio de palavras-chave ou pelo código do documento.

Aposto que você não acredita que essa simplificação é importante, mas hoje, a falta de controle e organização nas empresas gera um custo alto e a gestão dos documentos é um dos maiores desafios dos gestores.

Imagine sua empresa livre de arquivos físicos, e com seu armazenamento, pesquisa e compartilhamento dos documentos mais descomplicado.

E isso tudo com mais proteção e controle dos acessos resultando em agilidade para seus procedimentos que necessitam de documentos na rotina diária.

E ainda, apresentando melhora na performance empresarial.

Tudo isso é possível contratando um Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou simplesmente GED.

O que seria o GED?

O termo GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos está ligado a um conjunto de tecnologias que sustentam e agilizam o controle, o armazenamento, o compartilhamento, a busca e a recuperação de documentos e informações em meio digital.

Em outras palavras, os documentos são vitais para o funcionamento de qualquer empresa, por isso precisam ser organizados de forma a estarem acessíveis sempre que necessário

Com a enorme quantidade de documentos que devem ser gerenciados hoje, é imprescindível contar com um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Então, o GED combina o armazenamento e a recuperação de imagens e textos, tornando a sua manipulação mais eficiente, rápida e segura.

De onde surgiu o Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Depois que definimos o que é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, vamos conhecer de onde ele surgiu.

O sistema GED teve sua importância descoberta na década de 80, quando ocorreu a explosão dos microcomputadores, e com eles a necessidade de gerenciar a grande quantidade de documentos armazenada em imensos arquivos nas empresas.

Então estes documentos foram digitalizados e armazenados em sistemas GED.

Hoje, praticamente todos os documentos nascem no meio digital, mas não foi sempre assim. E no Brasil, essa transformaçãol veio com o trabalho reconhecido do extinto CENADEM (Centro Nacional da Gestão da Informação), fundado em 1976.

Ele introduziu o GED e o Knowledge Management (Gestão do conhecimento) aqui no país.

E ainda, disseminou as modernas e emergentes tecnologias para o gerenciamento completo das informações corporativas que não estavam estruturadas em bancos de dados.

Agora, todo esse trabalho de propagação de tecnologias no meio empresarial gera uma grande vantagem competitiva. E melhora a performance do seu negócio.

 O GED deixa sua empresa mais eficiente e segura

 

 Sabemos que os documentos são vitais para o funcionamento de qualquer empresa.

Mas para isso acontecer, eles precisam estar organizados de forma a estarem também acessíveis sempre que necessário.

No âmbito de negócios, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) combina o armazenamento e a recuperação de imagens e textos, tornando a sua manipulação mais eficiente, rápida e segura.

De fato, o GED  melhora a performance do seu negócio.

Vantagens importantes para o seu negócio

 O gerenciamento de documentos e imagens são soluções que podem estar integradas a um sistema de processamento de dados e ao gerenciamento do fluxo de trabalho.

Umas das maiores vantagens do GED é o controle de versões, que pode ser automatizado, evitando o uso de documentos obsoletos.

Mas ele também pode restringir o tipo de acesso, oferecendo permissões diferenciadas para cada usuário num determinado documento.

O GED diferencia os que apenas visualizam, os que tem permissão para visualizar e imprimir e os que além dessas funções tem acesso a edição do documento.

Algumas de suas ferramentas utilizam workflow (fluxo de trabalho) integrado ao sistema de gerenciamento de documentos, o que permite o controle eletrônico das atividades do ciclo de vida dos documentos.

Nos workflows é possível definir previamente quem são os usuários e quais os prazos para a realização das atividades.

Esse controle todo facilita a identificação dos problemas da produção e melhora a performance da sua empresa.

Agora que você chegou até aqui, é preciso conhecer as situações em que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é recomendado.

Por que recomendamos o uso do GED na sua empresa?

A ineficiência no gerenciamento de documentos traz desperdício de tempo e de recursos.

E por isso o Gerenciamento Eletrônico de Documentos veio para ficar. É impossível pensar sua empresa sem ele.

As soluções implementadas pelo sistema podem ser aplicadas em todos os tipos de empresas com investimento pequeno comparado ao seu retorno e benefício.

Conheça as áreas de utilização do GED?

As atividades organizacionais acontecem em várias áreas da sua empresa. Assim também se desenvolve o Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Mesmo com variação nos procedimentos de estrutura e propósito, o comum é o uso da tecnologia.

Dessa forma dividimos as áreas de utilização do sistema em sete categorias genéricas.

1. Aprimoramento do processo de publicação;

2. Suporte a processos organizacionais;

3. Suporte à comunicação entre pessoas e grupos na organização;

4. Aperfeiçoamento do acesso às informações externas;

5. Criação, manutenção e distribuição da documentação;

6. Sustentação dos registros da corporação;

7. Promoção de treinamentos e educação.

Depois de conhecer o que sistema e sua forma de facilitar o seu negócio e trazer eficiência e agilidade no controle de seus documentos, agora é hora de pensar no que você quer para a sua empresa.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos  divide as áreas onde o sistema pode ser utilizado, além de trazer os resultados positivos com agora vamos para a sua recomendação.

Por que sua empresa precisa usar o GED  

Um GED irá valorizar a sua empresa, exaltar o seu atendimento e melhorar a sua performance.

Se o cenário inicial apresentado no texto lhe parece familiar, é hora de você repensar e transformar seu negócio.

O sistema irá promover uma transformação nos seus processos organizacionais. Agora conheça os retornos que você pode ter ao contratá-lo.

• Alta atividade de pesquisa nos documentos;
• Uso simultâneo dos documentos;
• Documentos importantes na geração receita, para os quais o tempo de localização é crítico;
• Necessidade de melhorar a legibilidade ou aparência de documentos com valor histórico;
• Um ambiente de negócios competitivo, que requer uma localização eficiente de documentos;
• Um alto comprometimento de atividades de serviços a clientes com informações contidas em documentos;
• Atividades onde a localização rápida de um documento é requerida por questões de segurança.

Bem, a aplicabilidade do Gerenciamento Eletrônico de Documentos é grande, assim como a sua eficiência.

Se a preparação foi bem feita e as escolhas foram acertadas, logo será possível visualizar os benefícios.

Os recursos oferecidos pelo Gerenciamento Eletrônico de Documentos, fazem com que as empresas encontrem  mais tempo para se dedicar a seus objetivos estratégicos e crescimento.

Não deixe de contratá-lo.

 

 

 

 

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