Você já ouviu falar em ECM? Você entende realmente qual a sua importância para a sobrevivência do seu negócio? Se sua resposta foi não, continue lendo e descubra. Se a sua resposta foi sim, esqueça tudo o que você leu sobre ECM até hoje e entenda porque tudo aquilo que você pensava que sabia sobre gestão empresarial está errado. Confira!

Você sabia que de cada dez empresas, seis fecham as portas antes de completarem cinco anos? Isso mesmo. Os dados foram publicados na pesquisa Demografia das Empresas 2014, divulgada em 2016 pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE). De acordo com a pesquisa, sobrevivem principalmente, empresas com 10 ou mais funcionários.

OK. Mas o que isso significa para a minha empresa? Significa que, entre os diversos fatores que podem levar o seu negócio à falência está o seu tamanho. Empresas pequenas dificilmente investem em gestão empresarial simplesmente porque pensam que não precisam. Mas os números dizem o contrário.

Ao contrário do que boa parte dos empresários – tanto novos quanto mais velhos – pensa, a inovação não é um processo que necessita de grandes investimentos financeiros. Segundo a definição do dicionário Michaelis, inovação é o ato ou efeito de inovar. É tudo que é novidade, coisa nova.

Como você já deve saber, inovação é um termo indispensável no vocabulário de qualquer empreendedor. Seja inovação tecnológica, seja inovação processual, a verdade é que inovar é fundamental. Um grande erro que os empreendedores cometem é pensar que inovar custa caro.

Você pode inovar apenas mudando pequenos hábitos e práticas diárias. Você pode inovar modificando o rótulo do seu produto. Mudar a forma de atender os seus clientes. A inovação reside nos pequenos detalhes do dia a dia. E são esses detalhes que podem salvar a sua empresa. Aí é que entra o ECM.

Mas o que é ECM?

ECM é a abreviação, em inglês, para Enterprise Content Management, também conhecida como Gestão de Conteúdo Empresarial. A sigla ECM foi criada em 2000 pela organização norte-americana AIIM (Association for Information and Image Management). O conceito de ECM é relativamente novo. No entanto, é um modelo de trabalho que chegou para revolucionar a gestão empresarial.

A Gestão de Conteúdo Empresarial é composta por uma série de etapas que otimizam os processos de gerenciamento interno. Em resumo, o ECM abrange um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos. É uma forma de digitalizar e organizar documentos, contratos, recibos e registros da sua empresa. Ficou mais claro agora? Então, vamos adiante.

Como o ECM está inovando a Gestão Empresarial?

Agora que você já sabe o que, de fato, é o ECM, chegou a hora de compreender como ele pode salvar a sua empresa. Para facilitar a sua compreensão, listei cinco formas para você qualificar a gestão empresaria do seu negócio através do ECM.

1 .Esqueça o acúmulo de papel

Não é de hoje que o hábito de armazenar documentos de papel vem se tornando uma prática obsoleta. Além do espaço físico que o acúmulo deste material demanda, ele ainda pode criar mofo ou atrair insetos.

2. Economize tempo

Já não faz mais sentido você precisar contratar uma pessoa para organizar a “papelada” da sua empresa. Não ignore o fato de que procurar por documentos impressos toma muito tempo. Salvo os casos em que o funcionário já trabalha há muitos anos na empresa.

3. Poupe dinheiro

Além do custo que essa contratação vai gerar para você todos os meses, o benefício será mínimo. Lembrando que tempo é dinheiro, vale salientar que quanto mais tempo de empresa, maior será o seu custo com esse funcionário.

4. Acesse os seus documentos onde e quando você quiser

Na era da convergência digital, mobilidade é tudo. Chega de ficar preso a um espaço físico limitado, onde você tem dificuldades de encontrar o que você precisa. Por que se sujeitar ao desconforto de analisar pilhas de documentos, se com o ECM você pode ter tudo o que precisa, onde e quando você quiser? Com a ponta dos seus dedos é possível acessar todo o histórico da sua empresa e dos seus funcionários.

5. Inovação importa

Como você já deve ter percebido até aqui, inovar é fundamental. Empresas que não inovam estão fadadas ao fracasso. Lembre-se: inovar não significa gastar mais. Inovar significa apostar em novas soluções para antigos problemas. E a gestão empresarial do seu negócio só se tornará um problema se você permitir.

Todos querem mudanças, mas quem está disposto a mudar?

Há um consenso no imaginário popular de que todos nós queremos mudanças, mas, ao mesmo tempo, a maioria de nós não quer mudar. Entre as empresas, essa realidade não é diferente.

Diversos empresários relatam que sentem dificuldades para realizar mudanças. Os motivos? Os mais variados possíveis. Entre eles, os mais citados são a insegurança, falta de tempo e cultura da empresa.

Todas essas causas são compreensíveis. Mas nenhuma delas é justificável. Se a sua empresa pretende sobreviver à competitividade do mercado, não aceite estas desculpas. Correr riscos é perigoso, mas muitas vezes é necessário.

Outras vezes, é só uma questão de ponto de vista. Por exemplo, você pode achar que mantendo os seus documentos impressos guardados em um arquivo, eles estarão mais seguros. Será?

E se ocorrer um problema de infiltração no seu prédio? E se (longe de mim desejar isso a você) acontecesse um incêndio? Como você recuperaria estes papéis? Não recuperaria, não é mesmo?

Essa resistência à inovação é fruto tanto da insegurança quanto da cultura conservadora de muitas empresas. Muitos empresários acreditam que por já estarem consolidados no mercado, não precisam inovar. E esse é um erro fatal.

Outro ponto citado com bastante frequência é falta de tempo. OK. Entendo que o dia a dia de um empreendedor seja repleto de responsabilidades e afazeres que não podem esperar. E esta é mais uma razão para você investir na inovação da gestão empresarial. Com um sistema de ECM, por exemplo, você consegue organizar as atividades da sua empresa antes mesmo de sair de casa.

E aí, em qual das estatísticas você quer que a sua empresa apareça nos próximos anos? Na relação de empresas de sucesso que sobreviveram graças à inovação? Ou no ranking das empresas que fecharam porque foram arrastadas pelo tsunami da transformação digital?

Deixe o seu comentário e compartilhe a sua experiência com o uso de softwares de ECM. Acesse o nosso artigo exclusivo e descubra como a Tecnologia ECM está salvando empresas de pequeno e médio porte. Até a próxima!

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