Saiba como ser produtivo no trabalho remoto durante a pandemia

Para empresas de todas áreas, a interrupção do local de trabalho devido a pandemia é inevitável e atuar de forma remota é a melhor alternativa.

Aqueles que gerenciam efetivamente a interrupção não apenas estarão bem posicionados para manter as operações de negócios durante o surto, mas também estarão melhor preparados para futuras crises.

Com mais e mais funcionários trabalhando em casa, os gerentes têm uma responsabilidade maior do que nunca para ajudar a moldar a cultura e os comportamentos no local de trabalho, onde quer que esse trabalho ocorra.

A seguir, estão três maneiras de ajudar os funcionários a serem produtivos e engajados enquanto trabalham remotamente – juntamente com dicas práticas para a produtividade do trabalho remoto.

COMO SER PRODUTIVO DURANTE A PANDEMIA

Essas três dicas podem ajudar a garantir que seus funcionários estejam envolvidos enquanto trabalham remotamente durante o COVID-19.

1. CONSTRUA UMA FORTE INFRAESTRUTURA DE LOCAL DE TRABALHO VIRTUAL

Na sua essência, um local de trabalho virtual inclui muitos dos mesmos elementos que um físico: lugares para colaborar, compartilhar ideias e realizar o trabalho.

No entanto, pode ser necessário um esforço gigante para garantir que cada funcionário tenha a tecnologia e as ferramentas necessárias para ser eficaz em um ambiente virtual.

Desde aplicativos internos de bate-papo e mensagens, até soluções de videoconferência, equipar os funcionários com ferramentas para se comunicar – e fornecer treinamento sobre como usá-los – pode fazer toda a diferença entre uma organização conectada.

Aqui estão alguns tópicos para discutir e dicas para compartilhar com os funcionários:

ÁREA DE TRABALHO:

Estabeleça um espaço de trabalho doméstico específico e silencioso, com móveis confortáveis para trabalhar. Mantenha uma superfície de trabalho limpa.

ACESSO A INTERNET:

O acesso à Internet de alta velocidade e / ou confiável é essencial. A largura de banda pode variar ao longo do dia.

ACESSO A CONTA:

Verifique se você tem acesso a todas as contas que precisará usar e determine se precisará usar acesso VPN, um token de ID seguro ou aplicativo para acessar sua rede.

EQUIPAMENTO:

Recomenda-se um laptop com uma câmera da web, fones de ouvido e microfone.

Se houver outro equipamento, você precisará executar seu trabalho, entre em contato com seu gerente ou siga o processo da sua organização.

INFORMAÇÕES DE CONTATO:

Para garantir que você receba todas as comunicações, confirme suas informações de contato no site ou diretório de RH da sua empresa.

Verifique todas as informações e corrija quaisquer imprecisões imediatamente.

É importante garantir que essas informações estejam sempre atualizadas, pois sua empresa pode confiar nesses dados para chegar até você, por exemplo, se a rede cair.

2. MANTENHA AS EQUIPES MOTIVADAS E RESPONSÁVEIS

É importante reconhecer que os funcionários terão perguntas e preocupações sobre como se adaptar ao novo ambiente de trabalho.

Se eles precisam de equipamento adicional ou se sentem desconectados da equipe, é fundamental criar um diálogo com seus funcionários e ter compaixão.

Além disso, a criação de estrutura pode ajudar a estabelecer um senso de normalidade e ajudar a manter os funcionários responsáveis.

SEJA RESPONSIVO:

Disponibilize-se aos colegas, responda às solicitações em tempo hábil para criar e manter a confiança. Estabeleça protocolos e expectativas em torno dos tempos de resposta.

COMUNICAÇÃO:

Combine com sua equipe os canais de comunicação que você usará para permanecer conectado e compartilhar documentos. Mantenha uma comunicação e coordenação de texto/vídeo clara e frequente com sua equipe e clientes. Encontre-se virtualmente com seus colegas ou clientes usando aplicativos e software aprovados.

CRONOGRAMA:

Estabeleça a que horas você e sua equipe devem trabalhar e determine como você compartilhará sua disponibilidade.

Siga um horário de trabalho e rotina, com horário de trabalho específico para evitar excesso.

Seja compreensivo e compreenda os colegas que podem ter filhos e outras responsabilidades em casa.

SEGURANÇA:

Determine se existem medidas de segurança ou proteção que você precisa praticar, especialmente em torno da segurança dos dados.

Não salve seu trabalho na área de trabalho, use nuvem aprovada ou redes compartilhadas para que seu trabalho esteja seguro e acessível a qualquer momento em qualquer dispositivo.

ENCONTROS:

Concorde com as ferramentas que sua equipe usará para se comunicar e colaborar e garantir que todos na sua equipe tenham acesso a esses aplicativos.

Comece e termine suas reuniões a tempo e tente ingressar em reuniões virtuais mais cedo. Considere a possibilidade de marcar reuniões mais curtas, por 25, 45 ou 55 minutos.

E sempre se pergunte: todas essas reuniões são necessárias?

ETIQUETA:

Seja respeitoso com o tempo.

Se você estiver enviando um texto direto ou ping, esteja ciente de que horas são no fuso horário e seja atencioso ao perguntar se não há problema em interrompê-los com uma pergunta.

ACOMPANHAMENTO DO PROGRESSO:

Determine como você entrará em contato com sua equipe para atualizações e acompanhará o andamento dos projetos e tarefas.

COMUNIDADE:

Evite o isolamento de sua equipe, oferecendo coffee breaks virtuais e tempo para socializar virtualmente, para que todos possam se atualizar.

Celebre vitórias e mantenha as pessoas informadas.

3. FORNEÇA DICAS PRÁTICAS PARA AUMENTAR A PRODUTIVIDADE INDIVIDUAL

Seus funcionários podem ter interrupções com as crianças em casa da escola ou várias pessoas que precisam de um espaço silencioso para chamadas em conferência ao mesmo tempo.

É necessário oferecer idéias para lidar com desafios específicos, além de oferecer dicas para garantir uma aparência de equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

LIMITES:

Estabeleça limites ao trabalhar em casa com aqueles que moram com você para que eles saibam que você está “fora do alcance” se estiver na sua área de trabalho ou com os fones de ouvido.

SAÚDE:

Tente se levantar e se mover a cada hora. Ficar sentado por muito tempo não é bom para sua saúde.

PROFISSIONALISMO:

Esteja preparado para usar o vídeo para reuniões. A aposta mais segura? Vista-se como faria para ir ao escritório.

CRONOGRAMA:

Evite agendar muitas chamadas em conferência consecutivas. Reserve um tempo para conversar e fazer pausas, especialmente para o almoço.

TAREFAS:

Crie uma lista de tarefas diárias e esteja preparado para alterar suas prioridades.

Ter uma lista permite alternar tarefas e permanecer produtivo, independentemente de eventos imprevisíveis que possam ocorrer em casa.

FLEXIBILIDADE:

Se você deseja explorar um horário de trabalho mais flexível para acomodar sua situação em casa, pode fazer sentido discutir isso com seu gerente.

VARIEDADE:

Para alguns, pode ser útil trabalhar em diferentes áreas de sua casa, para tarefas específicas ou com base no seu humor.

Como vimos, tente oferecer uma boa infraestrutura para sua equipe trabalhar remotamente e lembre da flexibilidade também.O que achou das dicas? Comente!