Neste artigo, vamos te mostrar alguns passos importantes para que o seu negócio produza mais e melhor com uma Gestão de Processos mais eficaz, mas sem custos maiores. Confira!

A Gestão de Processos dentro de uma empresa vai muito além do simples fato de mapear as atividades organizacionais. Ela permite um planejamento adequado das atividades, a correta definição das responsabilidades e o uso racional dos recursos disponíveis, dentro do sistema da empresa como um todo.

Uma Gestão de Processos e Automatização eficaz, faz com que as empresas tenham os seus setores mais padronizados, além de proporcionar um fluxo de informações mais claro entre os colaboradores para que o trabalho de todos seja mais produtivo.

Mas, como aumentar a Velocidade e Produção do seu Negócio com uma Gestão de Processos automatizada, custando a mesma coisa? É o que você vai saber a seguir.

Estratégias para uma Gestão de Processos mais eficaz

As estratégias abaixo podem ajudar a reduzir custos, otimizar o tempo e aumentar a produtividade da sua empresa. Confira.

1 – Faça um bom planejamento

Uma boa Gestão de Processos sempre parte, primeiro, de um bom planejamento. Através do planejamento, há a melhoria do fluxo de trabalho e as informações chegam da mesma forma para todos os setores.

Planejar as ações da empresa permite saber o que está indo bem e o que pode ser melhorado.

2 – Esqueça as metodologias arcaicas

É preciso que sua empresa esteja sempre de olho em novos modelos de trabalho e esqueça as metodologias do passado. Por isso, ela precisa estar em constante evolução para não ficar para trás.

É necessário que os processos sejam adaptados para que eles possam dialogar com as exigências atuais do mercado. Investir em gerenciamento por meios tecnológicos é um bom começo. Isso tornará mais fluido o funcionamento da empresa e os seus colaboradores terão a base necessária para gerar melhores resultados.

3 – Invista em tecnologia

Trabalhos que hoje são realizados manualmente, mas que não precisam ser, acabam resultando num enorme desperdício de tempo e dinheiro. Por isso, se sua empresa ainda não investe em tecnologia, está na hora de começar a investir!

Utilizar softwares e ferramentas de Gerenciamento e Automação, é uma solução muito vantajosa, pois tornam os processos mais rápidos e simplificados. A tecnologia é sempre uma grande aliada na melhoria e no desempenho de uma empresa.

4 – Treine sua equipe

De nada adianta investir em softwares de gestão ou mesmo em novas tecnologias, se os seus colaboradores não estiverem envolvidos nas etapas do processo. É preciso que eles saibam utilizar as ferramentas de gestão e estejam por dentro de tudo.

Para isso, é necessário que haja um treinamento constante dos funcionários — tanto para os novos, quanto para os mais antigos na sua empresa —, visto que com o passar do tempo, algumas práticas perdem o ritmo no cotidiano.

5 – Monitore os resultados

Monitorar como estão sendo feitos os processos, é uma boa forma de saber se as mudanças estão gerando resultados positivos para a empresa. O acompanhamento dos indicadores de performance é importante.

Dessa forma, é recomendável que se realize um panorama antes da implementação dos processos novos e outro depois da mudança. Assim é possível comparar os indicadores e analisar o que pode ser modificado ou melhorado.

Um impulso à produtividade

Com certeza, uma das estratégias citadas acima é a mais valiosa para aumentar a velocidade a produção do seu negócio: o investimento em tecnologia!

A tecnologia é uma aliada da Automatização de processos. Com isso, é possível fazer mais, com menos! Como já mencionamos, processos manuais incorporados a programas, softwares e sistemas, tornam-se mais fluidos, mais rápidos e aumentam a produtividade da empresa como um todo.

Além disso, a Gestão de Processos automatizada leva a uma padronização, que resulta em mais qualidade, pois as atividades são feitas sempre nos mesmos moldes e gastando o menos tempo.

Redução de Perdas

Pequenas coisas podem gerar perdas em nosso processo produtivo. Veja um exemplo bem simples: imagine que uma equipe é composta por 15 pessoas, e todas usam uma única impressora, que fica em outra sala.

Cada vez que um desses profissionais levanta para buscar uma impressão, perde um tempo que poderia ser utilizado em outra atividade mais importante.

Esse é um exemplo simples, mas que ilustra bem as pequenas perdas que uma empresa sofre, por não se atentar aos detalhes.

Portanto, o uso de um software de gestão de documentos é muito mais efetivo. Isso permite o trâmite de contratos e comunicações digitalmente, sem a necessidade de imprimir uma folha sequer! Com isso, a economia vem em dobro e o desperdício é praticamente eliminado.

Capacidade de Análise

Quanto maior for a capacidade de análise do contexto no qual a empresa está inserida, melhor será sua competitividade.

Sendo assim, a automatização de processos ajuda a entender como o negócio pode se posicionar, quais são seus diferenciais em relação à produção e como se inserir na competição com o máximo de precisão possível.

Integração entre setores

Ao usar ferramentas automatizadas, você abre espaço para que mais e mais tarefas entrem no processo de automatização, alimentando uma única central de informações. É o chamado Business Intelligence — ou inteligência de negócios.

Dessa forma, toda a informação e o conhecimento da empresa fica armazenado em um único lugar, e esses dados podem ser utilizados para tomar melhores decisões de negócios. Afinal, a base de informações será concreta e segura.

Riscos reduzidos

A integração de setores e departamentos através de soluções automatizadas, é uma ótima maneira de reduzir os riscos inerentes ao negócio. Dessa forma, as informações passadas são mais confiáveis e, consequentemente, fazem com que a tomada de decisão seja mais segura.

Isso quer dizer que, quanto menos pessoas manipulam dados estratégicos, menor é a chance de falhas. As perdas ou equívocos no momento do manuseio da informação também diminuem.

Com isso, sua empresa ganha credibilidade frente a sócios e acionistas, e atrai investidores com maior potencial de capitalização do empreendimento. Sem falar que transparece esse nível de qualidade e cuidado para os clientes, que nada mais são que a razão pela qual a empresa existe.

E você, já pratica essa ações na sua empresa? Deixe o seu comentário contando as suas experiências!